始めたばかりの活動に名簿の管理は必要だと思いますか？？
しっかりと支援者を増やしていくために、最初から名簿の管理の仕方をきちんとする必要があります。

活きた名簿管理

　ただの名簿を作るだけなら、同窓会名簿や電話帳があるだけで完了します。
しかし、市議会議員選挙の際に票に結び付くような活きた名簿を作るためには、その人との関係や深さなどの情報が必要となってきます。

そういった情報をきちんと把握し、活きた名簿管理をするためにも、データベースソフトなどを活用することが必要不可欠となってきます。

名簿管理用のソフト

　名簿を管理するためのソフトは様々なものがあります。
中には機能が豊富で選挙の様々な場面を想定した使いやすい選挙専用ソフトなどもありますが、費用が高額で市議会議員選挙という規模を考えた際にはそこまで必要ないと考えます。

簡単なものでいえば、年賀状ソフトなどでも役目を果たしそうですが、こういったソフトはあくまでも宛名書きをするために特化されていますので、データベースとしてはやや弱いものとなってしまいます。

名簿管理に適したデータベース

　必要な情報をデータベースで構築できるソフトが望ましいです。

データベースの基本項目で必要なものはなんでしょうか？

苗字・名前・ふりがな・郵便番号・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレス・勤務先名称・肩書・・・これくらいあれば十分な情報を管理できると思います。
その他の特記事項として備考欄を設ける事で、補足が可能となります。

他に必要な項目があるとすれば、後援会などで開催した集会への出欠、候補者との関係性、紹介者の名前、出身校などです。

「○×様から紹介を頂きました・・・」

「私も□△校で学びました・・・」

などという一言があるだけでも、支援者の反応が変わってくるためです。

可能であれば訪問した際の日時や感触を三段階くらいで入力しておくと、その後の対策も講じやすくなると思います。

重複する名簿

　名簿の管理をしていて一番厄介なのが、名簿の重複です。

使うソフトによっては、重複をチェックしてくれる機能があるものもありますが、それだけでは不十分な場合もあります。

「斉藤」→「齋藤」や「山辺」→「山邉」の異体字問題

「０１２３」→「0123」の全角・半角問題

パソコンで名簿を管理すると上の問題などで重複することがどうしても起こってしまいます。

住所の番地や電話番号など数字の問題については、データベースの入力の際に全角か半角かのどちらで入力するかルールを決めれば済みます。
しかし、苗字などの場合は、その人によって異体字に敏感な方もいらっしゃるので、慎重に確認しておきたいところです。

データベースの構築の際のテクニックとしては、新規で入力する際にまずは電話番号などで重複していないかを確認しておけば、その後の入力で重複する可能性を大幅に減らすことが出来ます。

誰が管理するのかという問題がありますが、なるべく情報の入力と管理は同じ人が行うようにすることでさらに重複の可能性を減らすことが出来ます。